文书档案管理制度
发布时间： 2014年04月25日作者:泾源县档案局
为加强机关服务中心文书档案管理，结合中心实际，特制定本办法。
一、收文、阅文制度
（一）凡本中心收到的文件、函、电报均由办公室收发人员统一签收、拆封、编号、登记，并按性质、密级进行分档分类装夹，及时送办公室主管领导签批后，分送有关领导阅批，科室阅办，阅后及时收回归档；送各科室的文件，由各科室指定专人保管，阅后及时送还；
（二）中心领导及有关科室及时阅文，凡需收回的文件如数退回，不得积压、丢失；
（三）中心党支部会、中心内部会议记录，年底存档。各科室办理的发文及重要会议材料，会后一式两份存档；
（四）密级文件按保密制度处理。
二、发文制度
（一）发文由主办科室负责起草，经科室负责人核稿后，送分管副主任审阅、主任签发。中心会签外单位文件，经相关科室和分管副主任审核，主任会签。外单位会签机关服务中心的文稿，由相关科室起草，送分管副主任审核，由主任签发后，再送有关部门会签；
起草文稿要字迹清楚、文面整洁，符合行文规范；
（二）发文由主任或分管副主任签批后，联合发文经主任或经主任委托分管副主任及联合发文单位领导分别签批后由办公室统一编号、印发。
三、档案管理制度
（一）各科室在工作中形成的各种文字、图表、声像等不同形式、不同载体的记录材料，都必须归档保存，实行统一管理，任何人不得据为已有。
（二）办公室设专人负责中心档案文件资料保存、利用等相关管理；档案管理人员要做好档案的收集、整理工作，确保档案的完整、准确、系统和安全。
（三）文件资料的立卷、归档要求
1、文件资料的立卷应根据文件资料形成的规律和特点，保持文件资料之间的有机联系，做到完整、准确和系统，根据不同价值确定保管期限（永久、长期、短期）。并填写好卷内备考表；
2、装订要求：文书档案装订前要除去文件上的金属物，要求整齐、不掉页、不压字、用线绳装订，文书档案每卷的厚度不能超过2厘米；
3、归档的文件资料必须符合文件格式及标准、字迹工整线条清楚、编号分类准确，禁用圆珠笔、铅笔书写需归档的文字材料；文件资料包括原始文件（资料）和正式文件（资料）；
4、根据中心工作情况档案分类编号如下：文书档案（A）、设备、仪器档案（B）、声像实物档案（C ）；
5、立卷单位移交归档时必须填写移交清单。
6、归档时间：每年三月底前各科室将上年度有查考价值的文件材料、声像档案（包括实物档案）整理后送办公室，由专人按归档要求进行整理、归档；
（四）档案资料利用：档案管理人员要编制检索工具，做好档案的提供利用和借阅工作；借阅者要办理借阅手续，填写借阅单。阅后按时送还，不得毁损、丢失；
（五）档案库房管理：档案管理人员要对档案进行专柜保管，要有防火、防盗、防潮、防虫、防光、防高温等安全措施。并定期检查，对于破损或变质的档案，要及时采取修复或补救措施；
（六）档案的销毁：定期做好档案的鉴定销毁工作，对失去利用价值的档案，由各科室负责人和档案管理人员组织鉴定后，对需销毁的档案填写清单一式二份，经主管档案的领导签字批准后方可销毁。销毁清单作长期保存。
（七）档案的保密：执行国家有关保密制度，防止遗失和泄密事件的发生。
（八） 档案资料移交：工作人员离职前，必须将本人持有的档案材料向本单位档案管理人移交，归档后方能办理离职手续。
文件的收发、运转流程和管理工作是档案工作的基础，文书管理人员应与档案管理人员密切配合，共同做好档案的收集、整编、交接和管理工作。
本制度自公布之日起执行。
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